Biliyorum, “Bu de nereden çıktı?” denecek. Denmesi çok doğal. Geçmiş dönemde kişisel bilgisayarlara en önemli “verimlilik aracı” olarak övgüler düzdük. Reklamlarda bir tuşa basmakla herşeyin otomatikleşeceği izlenimini oluşturduk.

Geçmiş dönem daktilo makinelerinin ve şeritli hesap makinelerinin yerini kişisel bilgisayarların aldığı dönemdi. Dolayısıyla “verimlilik aracı” teması, “bir tuş” abartması hariç, doğruydu.

Yaşadığımız dönemde ise bilgisayarlar, kişisel verimlilik aracı olmanın çok ötesinde, yeni işlevler kazanıyorlar. Şirketlerde yeni “iş görme biçimleri”nin oluşturulmasını sağlıyorlar. Yeni “iş görme biçimleri” ise, “kişisel verimlilik” kavramı yerine, “grupsal verimlilik”, “bilgi yönetimi” kavramlarını ön plana çıkarıyor.

Bu gelişmelere ayak uyduramayan şirketlerde “kişisel verimlilik” aracı olarak süregelen bilgisayar kullanımı, günümüzde çok ciddi bir “grupsal verimsizlik” olgusunu gündeme getiriyor.

Durumu görmek için bir şirketin elektronik hesap tablosu programını kullanım biçimine bakmak bile yeterli olabilir. Bir örneği dünyanın ünlü beyaz eşya üreticisi Whirlpool’dan verelim. Eski dönemde Whirlpool fiyat listeleri ürün grupları bazında farklı hesap tablolarında hazırlanıyordu. Bu “iş görme düzeni”nin temel unsurları olarak, (i.) ortak veriler bile her hesap tablosuna ayrı ayrı elle giriliyor, (ii.) girilen veriler ortak bir veritabanında biriktirilmiyor, (iii.) dolayısıyla entegre raporlar alabilmek için programı “iyi bilen” lider kullanıcılar 15 güne kadar varan ayıklama, bütünleştirme çalışmaları yapıyorlardı. Farklı uygulamalardaki toplam hücre sayısı 180 bine ulaşmıştı. (Computerword, Mart, 98)

Bir başka örnek Ford’dan. Ford Planlama Bölümü’nde de üretim planlaması işlemleri birbiriyle ilişkisiz tablolar üzerinde yürütülüyordu. İş girme düzeni ve yaşanan sorunlar aynıydı. Kişisel verimlilik düzeninden grupsal verimlilik düzenine geçmek Whirlpool’un 15 günlük gecikmesini ve “iyi kullanıcıların” buna ayırdıkları zamanı ortadan kaldırdı. Ford ise girdi stoklarını yüzde 15 azaltmaya başardı.